Offertevergelijking: de zeven regels die de prijs bepalen
Drie offertes naast elkaar leggen voelt als een vergelijking, maar meestal is het een vergelijking van drie verschillende vragen. De ene prijs is ex works, de andere is af magazijn in Rotterdam; de ene is per 300 stuks, de andere per 1.000; bij de ene zit de test in de prijs, bij de andere komt hij later als aparte factuur. Het laagste getal is dan niet de goedkoopste aanbieding, maar de aanbieding waar het minst in staat.
Hieronder staan de zeven regels die samen de prijs bepalen. Het zijn geen onderhandelingstrucs: het zijn de velden die u vraagt voordat u gaat vergelijken, zodat u drie getallen vergelijkt die over hetzelfde gaan.
Wanneer zijn twee offertes echt vergelijkbaar?
Als dezelfde zeven regels op beide staan: de leveringsvoorwaarde (Incoterm), de MOQ-staffel per SKU, het materiaal met hardheid, de verpakking met eenmalige opstartkosten, de certificering en wie de test betaalt, de betaaltermijn, en de geldigheidsduur met valutaclausule. Ontbreekt één regel, dan is het verschil in prijs niet toe te rekenen aan de aanbieder maar aan de vraag.
Zeven regels, elk met één vraag
Leveringsvoorwaarde
Vraag naar de Incoterm en de plaats erachter. Ex works betekent dat u de vracht, de verzekering en de douaneafhandeling zelf regelt; af magazijn in de EU betekent dat die kosten al in het getal zitten. Twee offertes met een verschillend Incoterm mogen niet naast elkaar worden gelegd voordat u de vracht heeft ingerekend.
MOQ-staffel per SKU
Onze MOQ is 300 stuks per SKU. Vraag naar de prijs bij 300, bij 600 en bij 1.000, per model — niet per order. Een gemengde order verlaagt de vracht per stuk, nooit het minimum per SKU, en een aanbieding die één totaal-MOQ noemt in plaats van een staffel per model is niet te vergelijken met een aanbieding die dat wel doet.
Materiaal en hardheid
Silicone en TPE zijn niet uitwisselbaar en de hardheid binnen silicone is een eigen variabele. Vraag de materiaalaanduiding, de hardheid en de norm waaraan het materiaal voldoet. Een prijsverschil van een paar dollar tussen twee modellen is vaak een materiaalverschil, geen margeverschil.
Verpakking en eenmalige kosten
Doos, insert en artwork zijn drie aparte opstartkosten en de oplage van de doos is meestal hoger dan de MOQ van het product. Vraag wat eenmalig is en wat per stuk: een aanbieding zonder die splitsing verbergt de kosten die pas bij de tweede order terugkomen.
Certificering en wie betaalt
Vraag welke norm, welk laboratorium, en of de test in de stukprijs zit of apart wordt gefactureerd. Een test op een sample dat u zelf betaalt hoort bij uw dossier, niet bij het dossier van de leverancier — en dat verschil bepaalt of u het rapport later kunt overleggen.
Betaaltermijn
Dertig procent bij bevestiging en zeventig procent voor vertrek is gebruikelijk, maar de termijn is een prijsregel: een langere termijn betekent financiering en die zit ergens in het getal. Vraag de termijn altijd in dezelfde vorm, zodat u niet een aanbieding met vooruitbetaling vergelijkt met een aanbieding op krediet.
Geldigheid en valuta
Een prijs zonder geldigheidsduur is geen prijs. Vraag de looptijd en de valutaclausule: als de offerte in dollars is en uw verkoop in euro, dan is de wisselkoers een kostenpost die niemand heeft ingerekend. Zet de looptijd in de bestelling, niet alleen in de offerte.
Vragen over offertes vergelijken
Is de laagste stukprijs altijd de goedkoopste order?
Nee. De stukprijs zegt niets over de vracht, de eenmalige verpakkingskosten of de test die apart wordt gefactureerd. Vergelijk eerst de zeven regels en reken daarna: vaak blijft er van een verschil van een paar dollar per stuk niets over, of slaat het om.
Moet ik om een staffel of om één prijs vragen?
Om een staffel. Onze MOQ is 300 stuks per SKU; vraag de prijs bij 300, 600 en 1.000 per model. Met één getal weet u niet waar de sprong zit en dus niet of een grotere eerste order loont.
Wat vraag ik over de verpakking?
Drie dingen: de afmeting van de doos, de oplage van de doos en wat eenmalig is (matrijs, artwork, insert). De doosoplage is meestal hoger dan de product-MOQ en de matrijs is een eenmalige kostenpost die bij de tweede order niet terugkomt.
Wie hoort de test te betalen?
De partij die het rapport in het eigen dossier wil hebben. Als u het merk voert, heeft u het rapport nodig en dus betaalt u het of laat u het expliciet in de stukprijs opnemen — met de norm en het laboratorium erbij, zodat u het later kunt overleggen.
Hoe lang mag een prijs geldig zijn?
Lang genoeg om de productietermijn te overbruggen en niet langer. Vraag de looptijd schriftelijk en bevestig hem bij de herbestelling opnieuw in plaats van aan te nemen dat de vorige nog geldt — materiaal- en vrachtkosten bewegen en een oude prijs wordt op het slechtste moment herzien.