Compliance-documenten van een leverancier beoordelen
Bij een leveranciersbeoordeling gaat het meest mis bij de vraag wat een document eigenlijk bewijst. Een conformiteitsverklaring is een verklaring van de fabrikant, geen testresultaat; een testrapport is een meting aan een monster, geen garantie voor de hele batch.
Deze pagina zet vier documenten naast elkaar met de vraag die elk beantwoordt en de vraag die het openlaat. Voor de betekenis van de markeringen zelf verwijzen we naar de gids over CE, RoHS en FCC.
Welke documenten moet ik als inkoper opvragen?
Vier: een testrapport dat bij het specifieke model hoort, de conformiteitsverklaring met de gebruikte normen, een materiaal- of RoHS-verklaring, en een traceerbaarheid per batch. Vraag ze per model op, niet per familie — een rapport voor een zustermodel zegt niets over het model dat u koopt.
Vier documenten, vier verschillende vragen
Testrapport: één monster, één moment
Het beantwoordt de vraag «voldeed dit exemplaar op deze datum aan deze norm». Het zegt niets over de hele productie, tenzij de fabrikant aantoont dat het proces constant is [Deming, 1986].
Conformiteitsverklaring: wie verklaart wat
Een formele verklaring van de fabrikant dat het product aan de genoemde richtlijnen voldoet, met de normen erbij. Zonder onderliggend rapport is het een bewering — een formele, maar een bewering.
Materiaal- en RoHS-verklaring
Deze gaat over samenstelling, niet over werking: welke stoffen boven de drempelwaarde zitten en welke niet. Ze is alleen bruikbaar als model en jaartal erop staan.
Traceerbaarheid per batch
Hiermee kunt u een klacht terugleiden naar de productie waaruit het exemplaar komt. Zonder batchcode is een klacht een losse melding in plaats van een signaal over een reeks [Gawande, 2009].
Veelgestelde vragen over compliance-documenten
Is een conformiteitsverklaring genoeg bewijs?
Nee. Het is een verklaring van de fabrikant dat het product aan de genoemde richtlijnen voldoet, met de normen erbij. Zonder testrapport eronder is het een bewering, zij het een formele.
Hoe oud mag een testrapport zijn?
Er is geen vaste termijn, maar een rapport van meer dan twee jaar oud bij een gewijzigd product zegt weinig. Vraag bij een nieuw model altijd een rapport dat bij dat model hoort, niet bij de familie.
Wie is verantwoordelijk bij import in de EU?
De importeur wordt medeverantwoordelijk voor de conformiteit en moet de documentatie kunnen overleggen. Die rol kunt u zelf krijgen, ook als u alleen inkoopt en doorverkoopt.